Comment déléguer efficacement

Comment déléguer efficacement les bonnes tâches aux bonnes personnes

La délégation est une compétence essentielle de gestion. Sans développer notre capacité de déléguer efficacement, il est impossible de progresser vers des responsabilités plus importantes, ou développer notre activité.

La vieille école pense que : « Si vous voulez que le travail soit bien fait, vous devez le faire vous-même. »

Maintenant, l’énoncé correct est : « Si vous voulez que le travail soit bien fait, vous devez apprendre à le déléguer correctement pour qu’il puisse être fait avec la qualité appropriée »

Le verbe « déléguer » signifie attribuer la responsabilité de réaliser une tâche ou un projet à une autre personne. Nous devons généralement déléguer les certaines tâches chronophages courantes aux collaborateurs compétents, ou à des sous-traitants. Cette pratique courante nous permet de nous concentrer sur des tâches plus percutantes qui nécessitent toute notre attention.

Dans cet article, nous aborderons les points suivants :

  • Les 4 questions préliminaires
  • Les 3 modes de délégation
  • Les 3 étapes préliminaires
  • Les 7 points de vigilances
  • Le processus de délégation

Les 4 questions préliminaires avant de déléguer

Pour que les tâches déléguées soient efficaces, vous devez d’abord considérer ces questions :

1 — Que se passerait-il si personne ne faisait cette tâche ?

Certaines tâches et activités routinières dans une entreprise pourraient être facilement éliminées sans perte de productivité et sans impact sur le succès de l’organisation.

En effet, il est étonnant de voir le nombre d’activités qui pourraient être assez facilement omises, sans perte ni inconvénient pour personne. Ainsi, la suppression de cette consommation d’énergie peut considérablement augmenter la rentabilité d’une organisation.

2 — Qui peut faire ce travail à ma place ?

La personne doit être disponible et en position de pouvoir faire cette activité. Nous devons souvent gérer beaucoup d’activité en parallèle. C’est pourquoi, nous devons déléguer tout ce qui est possible afin d’avoir suffisamment de temps pour faire les choses importantes que nous sommes les seules à pouvoir faire.

3 — Qui peut faire ce travail mieux que moi ?

L’une des caractéristiques des managers et leaders efficaces est qu’ils ont la capacité de trouver des personnes qui leur sont supérieures dans des tâches spécifiques. Pour cela, nous devrions continuellement rechercher des collaborateurs qui peuvent faire certaines parties de notre travail mieux que nous.

4 — Qui peut faire ce travail à moindre coût ?

De nombreuses entreprises et particuliers constatent qu’ils peuvent sous-traiter la majeure partie de leurs opérations à des entreprises spécialisées dans ce domaine. En effet, les entreprises qui se spécialisent dans une fonction particulière peuvent généralement faire le travail moins cher et plus rapidement qu’une organisation qui le fait dans le cadre d’autres activités.

Les 3 modes de délégation

Nous déterminons la méthode de délégation en fonction du degré de maturité du collaborateur et de la nature de l’activité.

Délégation directive :

Les collaborateurs ont un faible degré de maturité. Ils ont peu d’expérience relative à la tâche. Nous donnons alors des instructions précises.

Délégation par objectifs :

Les collaborateurs ont une maturité moyenne. Ils ont de l’expérience, et sont assez autonomes. Nous décrivons le résultat final et leur laissons le champ libre.

Délégation par interaction :

les collaborateurs sont très matures et compétents. Nous avons une interaction simple avec eux.

Les 3 étapes préliminaires du manager.

Le travail du manager est de développer nos collaborateurs. La délégation est le moyen par lequel nous faisons ressortir le meilleur d’eux-mêmes. Ainsi le manager doit être capable de répondre très précisément à ces trois questions.

Quel résultat voulons-nous ?

Définir clairement la tâche et décider exactement ce qui doit être réalisé. Le résultat attendu doit être clair, précis, et compréhensible.

Comment allons-nous évaluer le travail accompli et déterminer son succès ?

Fixer les critères de réussites. La méthode d’appréciation du travail accompli doit être explicitement lipide pour le collaborateur.

Quand doit être achevée la tâche ?

Le calendrier et la date limite pour remise du travail doivent aussi être explicites et connus du collaborateur.

Les 7 points de vigilances

Choisir la bonne personne.

C’est la cause principale d’échec dans la délégation.

Adéquation des compétences

Faire correspondre les exigences requises aux capacités du collaborateur. Nous devons nous assurer que la personne à qui nous déléguons la tâche est capable de la faire.

Déléguer efficacement à la bonne personne.

Cela nous permet de faire plus de choses de plus grande valeur. Plus nous pouvons former et déléguer à d’autres nos tâches essentielles, plus nous avons du temps pour faire les choses que nous sommes les seuls à pouvoir faire.

Le pouvoir de décision sur les ressources nécessaires pour l’accomplissement de la tâche doit être délégué en adéquation avec la tâche. Soyons clairs sur le temps dont ils disposent, l’argent qu’ils peuvent dépenser et les personnes à qui ils peuvent faire appel pour les aider à faire le travail.

Graduellement

Nous devons déléguer de petites tâches au collaborateur récent pour renforcer leur confiance et leur compétence.

Déléguer l’intégralité du travail.

La responsabilité totale d’une tâche est un facteur majeur de motivation pour la performance. Plus nous donnons souvent des responsabilités aux collaborateurs appropriés, plus elles deviennent compétentes.

Déléguer avec des attentes claires.

Nous devons donner les moyens de mesurer les résultats. Ce qui ne se mesure pas ne peut se gérer. Nous devons donner du sens à l’activité, expliquer pour quoi elle doit être réalisée. Nous pouvons proposer des approches pour sa réalisation. Enfin, nous devons décrire précisément les résultats attendus.

Déléguer avec participation et discussion.

Nous devons inciter les collaborateurs à poser des questions à discuter de l’activité. Il y a une relation directe entre le nombre de personnes impliquées dans la discussion et le degré de compréhension et d’acceptation de la tâche. Nous devons déléguer pour que les collaborateurs pensent : « C’est mon travail ; il m’appartient. »

Le processus de délégation — 6 étapes pour déléguer

Pour déléguer efficacement certaines tâches, nous pouvons suivre six étapes. Si nous négligeons l’une de ces étapes, nous courons le risque d’une mauvaise communication, de malentendus, de démoralisation et de mauvaises performances.

Faites correspondre la personne à l’emploi

L’une des grandes pertes de temps consiste à déléguer la tâche à la mauvaise personne. En effet, souvent, la tâche est déléguée à une personne qui n’a pas encore les compétences pour produire avec une qualité suffisante ou pour respecter les délais.

Le seul prédicateur précis des performances futures est les performances passées. Ainsi, une règle importante est de ne jamais déléguer une tâche importante à une personne qui ne l’a pas exécutée de manière satisfaisante dans le passé. En effet, il est injuste de s’attendre à ce qu’une personne qui n’a pas fait ce travail auparavant ait un niveau de qualité suffisant lorsqu’elle le fait pour la première fois.

Convenir de ce qui doit être réalisé

Une fois que nous avons sélectionné la bonne personne, nous devons prendre le temps de discuter du travail et convenir précisément de ce qui doit être accompli. Plus nous prenons le temps d’échanger sur les résultats attendus, plus l’exécution sera rapide.

Proposer des approches pour sa réalisation

Nous devons expliquer au collaborateur notre approche ou notre méthode de travail préférée. Et expliquer comment nous aimerions voir le travail accompli et comment nous ou quelqu’un d’autre l’avons fait avec succès dans le passé.

Demandez-lui de reformuler avec ces propres mots

Nous devons demander au collaborateur de reformuler les attentes avec ses propres mots. C’est le seul moyen de nous assurer qu’il comprend réellement le travail ou la mission dont il est responsable.

Fixez une date limite

Nous devons fixer une date limite et un calendrier pour l’accomplissement de la tâche. Et nous devons organiser la mise en place d’état d’avancement régulier et une revue périodique. Nous devons nous assurer que le collaborateur puisse nous faire part de ses remarques, nous poser des questions et nous informer du retard ou des problèmes. Un travail sans échéance n’est qu’une discussion.

Gérer par exception

Nous devons gérer par exception, chaque fois que cela est possible. La gestion par exception est un puissant outil de gestion du temps que vous pouvez utiliser pour travailler plus efficacement avec vos collaborateurs.

Si le travail est sur la bonne voie et dans les délais, la gestion par exception signifie que si les collaborateurs respectent le calendrier et le budget, ils n’ont pas besoin de faire de compte rendu d’avancement. 

Si nous ne l’entendons pas, nous pouvons supposer que tout se passe bien.

Les collaborateurs sont capables de nous mobiliser lorsqu’une exception se produit, qu’il y ait un problème sur les délais ou le niveau de qualité convenu.

Nous sommes la clé de la croissance de nos collaborateurs. Nous devons apprendre à leur déléguer certaines activités et développer nos compétences de leadership. Lorsque nous savons comment déléguer efficacement à nos collaborateurs, nous pouvons gagner en responsabilité, et accroître notre capacité de production pour générer plus d’opportunités de croissance.

Tous les managers exceptionnels ont d’excellentes capacités de délégation.

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