Mieux gérer l’urgence

Beaucoup de nos journées se finissent avec des actions non faites, des réponses non envoyées, des amis non vus, des dossiers non clôturés, des livres non lus. Ces tâches inachevées hantent nos esprits, augmentent notre stress et nous laissent insatisfaits. Nos bons principes de gestions du temps ne résistent pas face à l’urgence. Et nous pensons souvent que quelques heures supplémentaires pourraient bien tout résoudre et nous permettre de mieux gérer l’urgence.

Mais est-ce que 36 heures pourront nous suffire ? Est-ce bien la seule solution ?

Ce temps supplémentaire pourrait certainement diminuer drastiquement la pression que nous subissons chaque jour.

Les nouvelles responsabilités et notre expérience nous permettent de faire face à des défis plus excitants, mais nous nous retrouvons à travailler de plus en plus et parfois malheureusement à y trouver un peu moins de plaisir.

De confuses priorités

Avec un peu de recul, nous constatons que le problème ne résulte pas simplement d’un manque de temps. C’est une question d’utilisation de notre temps et donc une affaire de priorités. La difficulté consiste à savoir quelles tâches contribuent le plus efficacement à nos projets.

Et travailler dur ne nous nuit pas. La fatigue qui en découle est compensée par la sensation d’accomplissement et de joie quand chaque petite action est terminée. Mais à la fin de la journée, ce sont les doutes et appréhensions qui produisent l’anxiété et l’oppression. Et, nous avons l’impression que les projets n’avancent pas et que nous n’approchons pas de nos objectifs.

Nous avons la sensation désagréable que nous avons peut-être manqué de réaliser ce qui est vraiment important.

Ainsi, le flot des demandes des uns et des autres et les sollicitations diverses nous ont conduits sur un chemin qui mène à la frustration. Nous n’avons pas accompli les tâches que nous aurions dû effectuer. Et nous avons passé du temps sur des activités qui souvent n’avaient pas d’impact significatif sur nos projets.

L’urgence envahit l’important

Notre plus grand danger consiste à laisser ces choses urgentes envahir l’important. Nous vivons en tension constante entre l’urgence et l’important. Et nous prenons pour importantes des tâches qui ne sont qu’urgentes et qui nous donnent l’illusion de contribuer à l’avancement de nos projets.

Rarement, les tâches importantes doivent être exécutées le jour même.

Mais les tâches urgentes nous appellent toujours à l’action immédiate et occupent un temps précieux sans pour autant faire progresser nos projets.

L’intérêt éphémère de ces tâches semble irrésistible et incontournable, et elles dévorent notre énergie.

Mais à la lumière de la perspective du temps, leurs trompeuses proéminences disparaissent. Et avec un sentiment de perte, nous nous rappelons les tâches importantes que nous avons mises de côté. Ainsi, nous réalisons que nous sommes devenus esclaves de la tyrannie de l’urgence.

Comment pouvons-nous nous libérer de cette tyrannie ?

Comment pouvons-nous gérer l’urgence ?

L’importance de la préparation

Un général compétent dessine toujours un plan de bataille avant l’engagement. Et il n’attend pas les premiers combats pour prendre des décisions. Libre de toutes contraintes et de toutes pressions, il élabore son plan d’action. Il connaît son objectif et il sait ce qui est important et stratégique.

Avec un objectif en tête, nous avons l’agréable sensation et la conviction que nos actions planifiées sont importantes. Elles contribuent à la réalisation de nos ambitions, elles ont un sens.

Une fois les objectifs importants planifiés, nous sommes libérés de la tyrannie de l’urgence et de la frustration de l’inachevé. 

Le professionnel reconnaît volontiers la nécessité de la préparation pour mener à bien les projets de l’entreprise. « Une heure dépensée à la préparation économise trois à quatre heures à l’exécution » (Crawford H. Greenwalt, ancien PDG de DuPont).

La gestion du temps n’est en rien différente de la gestion des autres ressources nécessaires pour réaliser nos projets. Ainsi avec une claire connaissance de ce qui est vraiment important, nous pouvons mieux gérer l’urgence.

Un pas après l’autre

C’est en accomplissant chaque jour, peu à peu, ce qui est important que nous construisons nos plus grands projets. En fin de semaine, nous pouvons constater l’avancement des projets. Ainsi en fin d’année, l’ensemble de ces petites tâches, petits objectifs nous ont acheminé lentement vers l’accomplissement de nos projets. Nous pouvons ainsi vivre pleinement la satisfaction d’avoir achevé les choses importantes.

Ainsi à l’aube de la dernière minute nous pourrons sereinement avoir le sentiment d’avoir achevé ce qui pour nous est important. En définissant ce qui compte vraiment pour nous, nous nous affranchissons de la tyrannie de l’urgence.

Et nous pouvons ainsi préparer chaque jour la liste des choses importantes, et nous construire un filtre par lequel seules les choses réellement importantes peuvent passer.

Ironiquement, plus nous sommes débordés, plus nous avons besoin de prendre du temps de réflexion et moins il nous semble possible d’en prendre. Nous redoublons de vitesse, comme le fou submergé par l’incertitude.

Les objectifs précis sont nos armes contre la tyrannie de l’urgence

La liberté se construit en préparant nos objectifs. Nous devons réfléchir à ceux qui nous rapprochent de notre but ultime et de la satisfaction de notre besoin profond. Ensuite, nous devons prendre les décisions nécessaires pour protéger ce qui est important.

Ainsi, nous devons apprendre à nous comporter différemment devant la pressante tyrannie de l’urgence pour résister et rester libres de choisir ce qui est important pour soi.

Mieux gérer l’urgence consiste à connaître précisément nos objectifs et ce qui est vraiment important pour nous. Et ensuite, faire tout ce qui est nécessaire pour protéger notre temps de la tyrannie de l’urgence en combattant férocement pour éliminer l’inutile.

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