Matrice d’Eisenhower – Forces et limites

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »

Cette citation, attribuée à Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis d’Amérique, a donné naissance à un outil de gestion du temps « la matrice d’Eisenhower ». Nous la retrouvons aussi dans les ouvrages de Stephen R. Covey sous le nom de « Cadrants de la gestion du temps ».

Nous allons tout d’abord présenter les principes de la matrice Eisenhower. Et ensuite après avoir montré les forces et les limites, nous proposerons des outils et un petit test pour mesurer notre dépendance à l’urgence.

Les 4 éléments de la matrice d’Eisenhower

Les 4 éléments

La matrice a pour objectif de nous permettre de décider ce que nous devons faire d’une tâche, à partir de son urgence et de son importance.

Elle identifie donc quatre grands types de tâches, représentés ci-dessous.

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »

Les principes

Cadran 4 — Pas important et pas urgent — Gaspillages

Nous ne devons pas consommer de temps à ce type de tâches.

Les activités de ce cadran sont généralement les suivantes :

  • Surfer sur Internet sans vraiment avoir un but ou se rechercher quelque chose de précis.
  • Rester devant la télévision, et suivre une émission qui ne présente rien en relation à nos vrais centres d’intérêt.
  • Fréquenter les réseaux sociaux sans interagir avec nos amis, flânerie digitale inutile et néfaste.
  • S’amuser à des jeux vidéo, sans limites et sans but.
  • Et toutes les activités pour lesquelles nous ne savons pas vraiment pour quelle raison nous les avons commencés.

Certains proposent d’ajouter dans cette liste les activités dites plaisantes, je pense que cela est exagéré. En effet, certaines de ces activités sont importantes quand elles contribuent à nous mettre dans une disposition propice à la réalisation des tâches des cadrans 1 et 2.

Cadran 3 — Pas important et urgent — Déceptions

Nous aurons certes un sentiment éphémère d’avoir bien travaillé, et répondu à un besoin urgent. Mais à la fin de la journée, nous constaterons que nos efforts n’ont en rien fait avancer nos projets essentiels. Nous avons tout simplement confondu l’urgence pour de l’importance. 

C’est la plus grosse valeur ajoutée de cette matrice. Nous apprendre à ne pas succomber au triple charme de l’urgence :

  • Nous mettre en avant pour résoudre un problème soudainement visible de tous, car il est urgent.
  • Le plaisir de relever un petit challenge et d’obtenir un résultat rapidement.
  • L’impression de rendre service, d’aider les autres.

Les activités de ce cadran proviennent généralement des interruptions. Elles prennent la forme d’une visite dans notre bureau, d’un appel téléphonique, d’un message ou d’un courriel. Et elles nous incitent généralement à une action immédiate, et cela sans nous avoir donné le temps de juger de leur importance.

Cadran 2 — Important et urgent — Nécessités

Ce sont nos activités principales, néanmoins, nous devons essayer de ne pas attendre que ces tâches deviennent urgentes pour qu’elles retiennent notre attention. Toutefois, nous pouvons être proactifs et faire en sorte de réaliser ces tâches dans les temps, ainsi nous améliorons notre environnement de travail et nous réduisons notre niveau stress.

Les activités de ce cadran sont généralement les suivantes :

  • La gestion des vraies crises.
  • La résolution de problèmes importants.
  • Les tâches nécessaires pour respecter les dates de livraisons.

Cadran 1 — Important et pas urgent — Leadership

Une bonne planification nous permet de travailler sur nos tâches importantes et non urgentes. Nous pouvons anticiper les problèmes et mettre en place des mesures afin de nous préserver du stress de l’urgence.

Ce cadran est un challenge, car il n’intervient pas directement sur nous, nous devons être proactifs pour exécuter ces tâches. Bien souvent, notre inaction va créer des situations qui seront alors versées dans le deuxième cadran. Ainsi, nous les traiterons, mais elles auront généré un stress, une frustration et une inquiétude inutile.

Les activités de ce cadran sont généralement les suivantes :

  • Améliorer sa communication avec les personnes
  • Être mieux préparé
  • Mieux planifier et organiser
  • Faire plus attention à soi
  • Saisir de nouvelles opportunités
  • Développer sa personnalité
  • Se prendre en charge

Forces

L’urgence n’est pas synonyme d’importance

La force du principe d’Eisenhower est de redonner sa vraie place à l’urgence, en l’opposant simplement à l’importance.

Nos nombreux outils de communication instantanés et intrusifs nous invitent à traiter les sollicitations dès qu’elles arrivent, sans toujours nous préoccuper de leur degré d’importance.

Garder à l’esprit que l’urgence n’est pas synonyme d’importance, nous permet de rester critiques face à l’urgence et de mieux protéger notre temps.

Ainsi la plus grosse valeur ajoutée de cette matrice. Nous apprendre à ne pas succomber au triple charme de l’urgence :

  • Nous mettre en avant pour résoudre un problème soudainement visible de tous, car il est urgent.
  • Le plaisir de relever un challenge et d’obtenir un résultat rapidement.
  • L’impression de rendre service, d’aider les autres.

Outil d’analyse

Nous pouvons aussi exploiter cette matrice pour comprendre comment nous utilisons notre temps.

Plus nous en consommons à réaliser des actions urgentes, plus nous sommes soumis au stress et potentiellement nous travaillons à notre propre déception. 

Ainsi, nous pouvons changer nos comportements et rediriger notre attention sur les activités importantes. Cela nous permettra d’anticiper et de mieux planifier et aussi de réduire notre stress et d’augmenter notre satisfaction quotidienne.

Limites

Est-ce important ?

Cette matrice ne nous permet pas de juger ce qui est important. Nous devons nous fier à notre perception du moment. Nous sommes donc toujours tributaires, de notre jugement subjectif.

Nous pouvons compenser ce manque, en connaissant précisément nos objectifs et leur importance relative.

Aussi nous allons donc à la question centrale de toute approche efficace nous permettant de nous gérer dans le temps : quels sont nos objectifs ?

Sans réponse à cette question, il nous est impossible : 

  • De juger de l’importance d’une activité.
  • d’affecter correctement une priorité,
  • De prendre une décision pertinente pour l’utilisation de notre temps.

L’importance est directement liée à l’impact de notre action ou de notre inaction sur notre projet.

Plus notre action nous rapproche de notre objectif, plus elle est importante.

Est-ce urgent ?

Cette matrice ne nous permet pas de juger ce qui est urgent. Car elle ne donne pas de moyen pour connaître l’urgence relative des tâches. Nous devons nous reposer sur notre estimation subjective.

À nouveau, nous devons trouver un moyen de définir le degré d’urgence d’une activité. Nous pouvons nous reposer une fois de plus sur nos objectifs.

Le degré d’urgence pourrait être proportionnel à l’impact de l’inaction sur notre capacité à atteindre notre objectif.

Sommes-nous dépendants de l’urgence

Et enfin, la matrice ne prend pas en compte notre tendance naturelle, à vouloir traiter l’urgence.

Voici un outil d’évaluation de votre degré de dépendance à l’urgence.

Pour chacune de ces affirmations, apprécier si elles vous correspondent : « Toujours », « Souvent », « Parfois ».

  • « J’ai l’impression de faire un meilleur travail quand je suis sous pression »
  • « Je suis souvent frustré par la lenteur des personnes et des évènements autour de moi »
  • « Je n’aime pas patienter et rester dans une file d’attente »
  • « Je me sens coupable quand je prends du temps en dehors du travail »
  • « J’ai toujours l’impression de courir partout, ou d’un Rendez-vous à un autre »
  • « Je suis aux mieux quand je gère une situation de crise »
  • « Je pense que les personnes comprendront facilement si je dois les décevoir ou abandonner des choses, pour gérer une crise »
  • « Je travaille souvent en déjeunant »
  • « Une grosse pile de choses faites à la fin de la journée me donne l’impression d’avoir été productif »

Vous avez compris, plus vous avez répondu toujours ou souvent, plus vous êtes attiré par ce qui est urgent, ou détriment de ce qui est important.

Petites astuces

D’une manière générale quand nous parlons d’importance et d’urgence, il est préférable de parler de résultats plutôt que d’activité. C’est de l’importance et de l’urgence du résultat que découlent celles de l’activité.

Test rapide de l’importance

Avec les réponses de ces deux questions, vous avez déjà quatre niveaux d’importances.

Est-ce que le résultat de cette activité aura un impact significatif sur les projets ?

Est-ce que des objectifs sont mis en péril si nous ne pouvons pas obtenir le résultat de cette activité ?

Si nous répondons non à l’une des deux questions, nous devons nous interroger sur la pertinence du résultat et sur l’existence d’alternatives plus essentielles au projet. Et nous ne devrions pas consommer de temps à cette activité.

Test rapide de l’urgence

Est-ce que des projets sont en attentes du résultat de cette activité ?

Y a-t-il un impact significatif sur les projets si nous obtenons le résultat de cette activité que demain ?

Y a-t-il un impact significatif sur les projets si nous obtenons le résultat de cette activité que dans une semaine ?

Est-ce que des projets sont mis en péril si nous ne pouvons obtenir le résultat de cette activité rapidement ?

Est-il pertinent de consacrer maintenant du temps à une tâche qui n’est pas importante ?

En conclusion

Le principe d’Eisenhower et la matrice de la gestion du temps de Steven R Covey, illustrent parfaitement trois grands piliers nécessaires à l’utilisation pertinente de notre temps.

  • Nous devons avoir une connaissance claire, spécifique et précise de nos objectifs.
  • Nous devons toujours garder à l’esprit que nous ne pouvons pas tout faire. Le temps est limité, et nous devons nécessairement faire des choix.
  • Nous devons transformer les outils en habitudes efficaces, résilientes et pérennes. 

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