Comment affecter la bonne priorité à vos objectifs ?

Cela peut nous sembler parfois difficile d’affecter une priorité cohérente, utile, et réaliste. Un bon système de priorité nous assure de travailler à nos objectifs dans un ordre logique, pertinent et bénéfique. Alors, comment affecter la bonne priorité à vos objectifs ?

Nous avons identifié quatre critères de priorisation principaux.

  • L’urgence. Si l’objectif est urgent, alors devrait être prioritaire.
  • L’importance du projet auquel l’objectif contribue. Si le projet est important, alors les objectifs pour l’atteindre sont prioritaires. 
  • L’impact de l’objectif sur le projet auquel il contribue. Si l’impact est significatif, alors il devrait être prioritaire.
  • La contrainte de temps. Nous n’avons qu’un petit nombre d’heures disponible par jour pour atteindre nos objectifs.

Ainsi, la priorité de l’objectif doit dépendre son urgence relative, de l’importance du projet auquel il contribue et de son impact sur celui-ci et du temps dont nous disposons.

Les risques du favoritisme.

Une méthode de priorisation qui favorise trop fortement l’un des critères montrera rapidement ses limites.

En donnant trop d’importance à l’urgence, les objectifs importants ne seront jamais atteints. Et nous devrons attendre qu’ils deviennent urgents pour pouvoir y consacrer du temps. Cela ne fera qu’augmenter notre niveau de stress et réduira probablement la qualité de nos résultats.

En privilégiant trop fortement le temps disponible, nous risquons de consacrer du temps à des objectifs peu important ou inutile. C’est une des formes subtiles de procrastination.

D’un autre côté, en ne faisant que les choses importantes, nous ne traitons pas les choses urgentes. Par conséquent, nous risquons de créer des problèmes mettant en péril notre capacité à atteindre les objectifs importants.

Une approche globale

Ainsi, notre approche de priorisation doit prendre en compte ces quatre critères. L’urgence, l’impact de l’objectif, l’importance du projet, et le temps disponible. 

Nous ne traiterons pas ici de la fausse importance des choses urgentes. Nous savons que consacrer du temps à faire des choses urgentes qui ne sont pas importantes engendre de la déception. Et souvent en fin de journée nous souffrons d’une pénible frustration. Nous constatons l’immobilisme de nos progrès au milieu du brouhaha de nos actions.

De plus, nous ne traiterons pas non plus de la notion d’importance. Et nous assumerons que nous avons la compétence pour évaluer l’importance absolue et relative d’un objectif.

Nous allons donc présenter ici, une méthode de priorisation de vos objectifs et ses règles d’utilisation.

Nous allons distinguer trois groupes. Ils correspondent à l’impact que l’objectif a sur le projet auquel il contribue.

Premièrement, il y a le groupe des objectifs qui ont un impact significatif. Ce sont les objectifs qui doivent être atteints, la tâche doit être faite.

Ainsi dans ce groupe de priorité, nous allons mettre tous les objectifs qui correspondent aux projets importants. Nous sommes convaincus que de ne pas atteindre cet objectif portera préjudice à l’avancement de notre projet. Et nous pensons qu’il n’existe pas d’autres objectifs avec un impact supérieur.

Ces objectifs seront atteints pendant le créneau horaire qui leur est dédié.

De celui-ci nous allons distinguer quatre niveaux :

Les objectifs qui doivent absolument être atteints — A.

Le premier niveau correspond à l’objectif qui doit être atteint en première. Aucun autre objectif ne doit retenir notre attention, ou consommer du temps tant que cet objectif n’est pas atteint.

Nous ne pouvons avoir à ce rang de priorité que très peu d’objectifs par jour.

En conséquence, en haut de notre liste de choses à faire nous n’aurons qu’un seul objectif avec la priorité : « A1 — Doit être fait — en premier ».

Le niveau suivant comprend tous les autres objectifs que nous considérons comme prioritaires. Car nous savons que ces objectifs ont un impact assez important sur nos objectifs. Et nous pensons qu’il est nécessaire de les atteindre assez rapidement. 

Nous ne pouvons avoir que deux à trois objectifs avec ce niveau de priorité par jour. Cela dépend bien entendu de leur durée estimée de réalisation.

Les objectifs avec ce niveau de priorité qui ne peuvent être réalisés aujourd’hui seront planifiés les jours suivants.

Donc en deuxième position sur notre liste, nous plaçons les objectifs avec la priorité : « A2 — Doit être fait — en priorité »

L’avant-dernier niveau de ce groupe correspond à tous les autres objectifs que nous souhaitons atteindre dans la journée. Il faut aussi nous limiter à 3 ou 4 objectifs quotidiens à ce rang de priorité.

Notre liste contient donc en troisième position les objectifs avec un niveau de priorité : « A3 — Doit être fait ensuite »

Une liste de choses à faire, ou d’objectifs à atteindre n’a aucune valeur en elle-même. Elle ne devient précieuse et puissante que quand nous disposons d’un outil fiable et d’une discipline infaillible. 

Nous ne parlerons pas ici de la discipline. Nous nous concentrons sur l’outil : le calendrier.

Ainsi dans votre calendrier nous devons trouver des créneaux de temps, réservé pour chaque groupe de priorité. Nous devons donc faire en sorte d’avoir suffisamment d’objectifs par groupe pour occuper le temps réservé. Mais aussi, suffisamment peu d’objectifs, pour qu’il soit réaliste de les effectuer dans le délai.

Une fois tous les objectifs atteint, ou le temps écoulé nous basculerons notre attention sur les tâches à faire.

Les objectifs qui sont à atteindre — B.

Ces objectifs correspondent aux tâches de moindre importance. Ce sont les activités récurrentes, dont la date de réalisation n’impacte pas trop le bon déroulement de nos projets. Encore que s’ils ne sont pas atteints il y aura des répercussions néfastes sur nos projets.

Nous ne distinguons que deux niveaux au sein de ce groupe. Ce qui est à faire en priorité, et ce qui est à faire ensuite. Nous devons disposer au sein de notre calendrier d’un créneau pour réaliser les objectifs de ce groupe.

Nous pouvons ajouter dans notre liste un ou deux objectifs de priorité « B2 — à faire — en priorité ». Ensuite, nous positionnons deux ou trois objectifs de priorité « B3 — à faire — ensuite ». Ce sont les autres objectifs qui peuvent être faits au cours de la journée.

Les objectifs qui pourraient être atteints — C.

Dans ce groupe, nous disposons de trois niveaux, dont les deux premiers suivent la logique déjà expliquée précédemment.

Le troisième niveau est un peu le tiroir fourre-tout. Nous y mettons les objectifs dont nous ne pouvons pas encore nous séparer. Au fond, nous savons qu’ils ne sont pas prioritaires. Ils nous apportent très peu de choses. Ils ne contribuent que très faiblement au succès de nos projets. Mais pour des raisons qui nous sont propres, nous ne pouvons pas encore les rayer de la liste.

C’est le niveau le plus faible de priorité : « C4 — Peut être — si j’ai le temps »

Notre liste est prête, nous avons priorisé nos objectifs, voici comment l’exploiter.

Exploitation des niveaux de priorité.

Le nombre d’objectifs dans notre liste quotidienne doit être à l’équilibre. Il assurera une production digne de nos capacités et la satisfaction du travail accompli. Ni trop, ni trop peu !

Nous avons vu en filigrane qu’à chaque groupe de rang de priorité correspondent des plages horaires de réalisation. Et qu’une bonne planification implique une cohérence entre le temps disponible et celui estimé pour la réalisation des objectifs.

Pour le groupe A, il peut être judicieux d’avoir deux créneaux. Le premier créneau est affecté à l’objectif à atteindre en premier (A1). Ensuite, nous avons un créneau pour les autres objectifs de ce groupe (A2 et A3).

Il est recommandé de n’avoir qu’un seul créneau pour les objectifs correspondants au groupe B et C.

Bien entendu, les objectifs au sein de ce créneau seront réalisés en respectant leur niveau de priorité.

Il y a deux grands paramètres à prendre en compte pour planifier ces créneaux : notre niveau d’énergie, et notre Flow.

Nous faisons référence ici à l’énergie que nous consommons au cours de la journée. Chaque fois que nous prenons des décisions, nous nous disciplinons pour respecter une contrainte ou faire quelque chose. Nous en disposons d’une certaine quantité en début de journée. En fin de soirée, il nous en reste bien peu.

Notre créneau pour les objectifs du groupe A doit être avant le créneau des objectifs des groupes B et C.

Le Flow est ce moment de la journée où il nous semble que le temps s’arrête. Nous sommes plongés dans notre travail. Notre concentration est à son maximum. Le travail est facile, plaisant et revigorant.

Maintenant, nous avons vu comment affecter un des huit niveaux de priorité à nos objectifs. Et nous savons comment organiser nos journées pour les atteindre.

Et comment mettre tout cela en pratique ?

Comme pour toute construction d’habitude, nous commençons doucement.

Pendant environ 1 mois, chaque jour, identifiez votre tâche A1. Celle-ci doit être réalisable en moins de 20 minutes, et ne dépendre que de vous. Définissez un créneau et tenez-y vous.

Essayez de trouver le moment de la journée où se trouve votre Flow.

Ne cherchez pas à identifier le niveau de priorité des autres objectifs. Faites comme avant.

Quand l’habitude est ancrée, stable et résiste aux tempêtes de l’urgence, vous pouvez ajouter un objectif A2.

Ainsi de suite, jusqu’à ce que vous ayez un objectif par rang de priorité.

Ensuite, adaptez la longueur des créneaux et ajoutez des tâches.

Prenez bien soin de monter en compétences très lentement, et de toujours construire sur un socle stable et résistant. Cela vous prendra plusieurs mois. Mais vous aurez dès le premier jour la satisfaction d’avoir enfin repris le contrôle et fait avancer un projet important.

 

 

Vous pouvez télécharger la fiche récapitulative:
Comment bien définir un objectif et sa priorité.

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